Trong quá trình nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa, hồ sơ hải quan là một phần quan trọng không thể thiếu. Đây là bộ tài liệu được lập thành để thực hiện các thủ tục liên quan đến quản lý, kiểm tra và xử lý khai báo hải quan của doanh nghiệp. Hồ sơ hải quan bao gồm những thông tin về hàng hóa, giấy tờ pháp lý cần thiết để đăng ký và tờ khai hải quan. Mục đích của hồ sơ hải quan là đảm bảo sự minh bạch và chính xác cho những hoạt động nhập khẩu và xuất khẩu hàng hoá, cũng như giảm thiểu sự cố về vấn đề hải quan trong quá trình thực hiện giao dịch thương mại. Trong bài viết này, cùng TỨ HOÀNG MOBILE đi sâu về những điều cần biết về hồ sơ hải quan và cách thực hiện các thủ tục liên quan để đảm bảo hoạt động nhập khẩu và xuất khẩu hàng hoá được hiệu quả và tiên tiến.

Hồ sơ hải quan gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 24 của Luật Hải quan 2014, hồ sơ hải quan bao gồm các thành phần sau:

1. Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan.
2. Chứng từ có liên quan.

Tùy theo từng trường hợp cụ thể, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình các tài liệu sau: hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, và các chứng từ liên quan khác theo quy định của pháp luật liên quan.

Trong đó, các chứng từ trong hồ sơ hải quan có thể là dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Các chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn và đúng định dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hồ sơ hải quan được nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở của cơ quan đó. Trong trường hợp áp dụng cơ chế một cửa quốc gia, các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành có thể gửi giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông qua hệ thống thông tin tích hợp.

Hồ sơ hải quan gồm những gì? Thời hạn nộp hồ sơ hải quan là bao lâu?

Thời hạn nộp hồ sơ hải quan được quy định như sau, dựa trên quy định tại Điều 25 của Luật Hải quan 2014:

Đối với hàng hóa xuất khẩu:

• Nếu hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm mà người khai hải quan thông báo, tờ khai hải quan phải được nộp trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh, không muộn hơn 04 giờ so với thời điểm đó.
• Đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh, tờ khai hải quan phải được nộp không muộn hơn 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
• Đối với hàng hóa nhập khẩu:
• Tờ khai hải quan phải được nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.
• Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với phương tiện vận tải tuân theo quy định tại khoản 2 Điều 69 của Luật Hải quan 2014.
• Tờ khai hải quan có hiệu lực thực hiện thủ tục hải quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký.

Thời hạn nộp chứng từ có liên quan đến hồ sơ hải quan được quy định như sau:

• Trong trường hợp khai hải quan điện tử, khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan và hàng hóa thực tế, người khai hải quan phải nộp các chứng từ giấy liên quan đến hồ sơ hải quan, trừ những chứng từ đã có trong hệ thống thông tin một cửa quốc gia.
• Trong trường hợp khai tờ khai hải quan bằng phiếu khai giấy, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình chứng từ có liên quan khi đăng ký tờ khai hải quan.

Kết luận

Để thực hiện tốt việc chuẩn bị hồ sơ hải quan, các doanh nghiệp cần phải có kiến thức và kinh nghiệm về các quy định pháp luật liên quan đến hải quan. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp đối phó với các rủi ro tiềm ẩn và tăng cường tính cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, việc xây dựng hồ sơ hải quan đúng cách là một yếu tố giúp đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hoá.